Comment optimiser votre gestion de leads grâce à l’automatisation sur DTA01 ?

Dans la gestion de la relation client, la réactivité est le facteur clé de la conversion. Pourtant, de nombreuses structures perdent encore un temps précieux en attribuant manuellement leurs contacts entrants ou en laissant de côté des leads faute de relance.

La page Automatisation de votre groupe DTA01 a été conçue pour résoudre ces défis opérationnels. En éliminant les tâches répétitives, elle sécurise vos flux de données et accélère le traitement de vos fiches.

Voici un guide complet pour comprendre et configurer les différents outils d’automatisation disponibles sur votre plateforme, du haut vers le bas de la page.

1. Le dispatch natif des leads : Distribuez sans effort

Le premier bloc de la page gère l’accueil et la répartition immédiate de vos contacts. Dès qu’un lead entre dans le système, DTA01 se charge de l’attribuer automatiquement à la bonne personne.

• Mode de dispatch : Ce menu vous permet de choisir la logique de répartition. Le mode Membre par membre, par exemple, distribue les fiches à tour de rôle afin de garantir une équité parfaite au sein de votre équipe.
• Restriction par membre : Vous pouvez choisir d’affecter les leads uniquement à certains collaborateurs spécifiques (par exemple, un profil ou un sous-groupe dédié). Si vous laissez ce champ vide, le système distribuera les fiches à l’ensemble des membres actifs du groupe.
• Gestion des sources : Deux interrupteurs vous permettent de décider si vous souhaitez automatiser la distribution des leads importés manuellement lors d’un rafraîchissement de tableau, ou ceux reçus directement et en temps réel par intégration API.

2. Le lissage des e-mails : Protégez votre délivrabilité

Le bloc intermédiaire concerne la régulation de vos envois de messages (Mailing). Envoyer un volume trop massif d’e-mails en quelques secondes peut alerter les filtres anti-spam et bloquer votre nom de domaine.

Pour éviter cela, DTA01 intègre un système de file d’attente intelligente. Vous pouvez y définir un quota maximum d’envois ainsi qu’une période de lissage (par exemple, un maximum de 10 e-mails par heure). Le système échelonnera automatiquement les départs pour garantir une sécurité technique maximale.

Note : Pour utiliser ce module, assurez-vous d’avoir validé le protocole de sécurité SPF dans les paramètres de votre groupe et de disposer d’un pack compatible.

3. Le rafraîchissement automatique : Gardez vos données à jour

Pour travailler efficacement, vos équipes ont besoin de voir les informations évoluer en temps réel. En activant l’interrupteur du bloc Rafraîchir les leads, la plateforme recharge d’elle-même le tableau de données à intervalles réguliers. Plus besoin de cliquer manuellement sur le bouton de mise à jour pour détecter l’arrivée d’un nouveau contact.

4. Le créateur de règles personnalisées : Modélisez vos processus métiers

Situé tout en bas de la page, ce moteur de processus vous permet de franchir une étape supérieure en créant de véritables scénarios conditionnels basés sur le temps ou sur le comportement.

Le bouton + Créer une règle vous permet de lier un événement à une action automatique.

Exemples d’applications concrètes :

• Changement de statut automatique (Select) : Vous pouvez paramétrer le système pour que, si un lead reste au statut Nouveau pendant plus de 48 heures sans qu’aucun collaborateur n’ait modifié sa fiche, son champ de sélection bascule automatiquement sur le statut À relancer en urgence.
• Redistribution automatique (Dispatch conditionnel) : En combinant cette règle avec le moteur de dispatch, DTA01 peut retirer cette même fiche du tableau du conseiller initialement inactif pour la réaffecter immédiatement à un autre membre disponible de l’équipe.

En résumé : Pourquoi utiliser la page Automatisation ?

La centralisation des données ne suffit pas ; c’est le traitement automatisé qui crée la performance. En configurant correctement cette page, vous gagnez un temps précieux sur la gestion administrative, vous protégez vos outils de communication contre les blocages techniques et vous vous assurez qu’aucun lead ne soit oublié, le tout de manière totalement autonome.

Toutes ces fonctionnalités sont à découvrir dès maintenant dans l’espace de configuration de votre groupe. Si vous débutez sur la plateforme, sachez que ces outils sont également testables via notre pack gratuit Starter.